Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Rahmen dieser Website/App ist:
Förderverein der Freiwilligen Feuerwehr Ohlstedt e.V.
Alte Dorfstraße 4, 22397 Hamburg
Vertreten durch: 1. Vorsitzender Dajo Radeke, 2. Vorsitzender Mirco Kay Steenhagen
E-Mail: info@ff-ohlstedt.de
(vollständige Angaben siehe Impressum)

Für Fragen zum Datenschutz sowie zur Ausübung der unten genannten Rechte wenden Sie sich bitte an dieselbe Kontaktadresse. Ein gesonderter Datenschutzbeauftragter ist bei einem Verein dieser Größe gesetzlich nicht vorgeschrieben und wurde nicht bestellt.

2. Überblick: welche Daten wir verarbeiten und warum

Kurzer Überblick, Details in den folgenden Abschnitten:

Der Name einer teilnehmenden Wehr/Gruppe selbst ist in der Regel keine personenbezogene Angabe (es handelt sich um den Namen einer Organisation/Ortswehr, nicht einer natürlichen Person) und wird hier nur der Vollständigkeit halber mit aufgeführt.

3. Kontaktdaten der teilnehmenden Wehren/Gruppen

Bei der Anmeldung zum Nachtmarsch erheben wir vom jeweils benannten Ansprechpartner einer teilnehmenden Wehr:

Zweck: Organisation und Durchführung des Nachtmarsches — insbesondere Rückfragen zur Anmeldung, kurzfristige Informationen/Absagen (z.B. bei Wetterlage), Zusendung von Ergebnissen, allgemeine Kommunikation rund um die Veranstaltung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung der durch die Anmeldung begründeten Teilnahme-Vereinbarung) sowie hilfsweise Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der reibungslosen Organisation der Veranstaltung). Mit der Anmeldung einer Wehr zum Nachtmarsch erklärt sich der benannte Ansprechpartner mit der hier beschriebenen Verarbeitung seiner Kontaktdaten im Rahmen der Veranstaltung einverstanden.

Speicherdauer: Die Kontaktdaten werden bis etwa einen Monat nach dem turnusmäßig nächsten Nachtmarsch gespeichert (aktuell im Zwei-Jahres-Rhythmus) — so bleibt es möglich, die Ansprechpartner für die Organisation der jeweils nächsten Ausgabe erneut zu kontaktieren. Erfolgt keine erneute Anmeldung, werden die Daten danach gelöscht, sofern keine längere Aufbewahrung gesetzlich vorgeschrieben ist.

Wahlmöglichkeit bei einer Absage: Meldet sich eine Wehr über das Portal wieder ab, wird aktiv gefragt, ob die Kontaktdaten (E-Mail, Telefonnummer, Profilbild) für die nächste Voranmeldung aufbewahrt bleiben dürfen, damit die Wehr bei Start der nächsten Voranmeldung informiert werden kann, oder ob sie sofort gelöscht werden sollen. Bei der Wahl „sofort löschen" werden diese Daten unmittelbar entfernt, ohne die oben genannte Frist abzuwarten.

Dauerhafte Aufbewahrung des Gruppennamens und des Zugangscodes: Unabhängig von dieser Wahl bleiben der Gruppenname sowie der zugehörige Zugangscode als abgesagter Eintrag bestehen, solange der Nachtmarsch Ohlstedt als Veranstaltung existiert — auch über die oben genannte Ein-Monats-Frist hinaus. Zweck: Wiedererkennung bei einer erneuten Anmeldung in einem späteren Jahr (derselbe Eintrag wird dann reaktiviert statt neu angelegt) sowie Fortführung gruppenbezogener Statistiken über mehrere Austragungen hinweg (z.B. bisherige Platzierungen). Da es sich beim Gruppennamen um die Bezeichnung einer Organisation und nicht einer natürlichen Person handelt, ist dies nach unserer Einschätzung in der Regel keine Verarbeitung personenbezogener Daten (s.o., Abschnitt 2). Wer dennoch die vollständige Löschung auch des Gruppennamens und aller damit verknüpften Einträge wünscht, kann dies formlos bei der oben genannten Kontaktadresse beantragen (siehe Abschnitt „Ihre Rechte" unten) — dies löscht dann auch alle historischen Ergebnisse/Platzierungen unwiderruflich.

Erfassung ehemaliger Wehren ohne eigene Anmeldung: Für Wehren, die in früheren Jahren teilgenommen haben, sich für die aktuelle Austragung aber weder angemeldet noch ausdrücklich abgemeldet haben, kann die Nachtmarsch-Leitung einen entsprechenden Datensatz auch ohne eine eigene Anmeldung der Wehr anlegen — Zweck ist vor allem die Fortführung der Ergebnishistorie (s.o.). Sind uns aus einer früheren Teilnahme Kontaktdaten (E-Mail, Telefonnummer) bekannt, hinterlegen wir diese, um die Wehr zur nächsten Voranmeldung einladen zu können; Rechtsgrundlage hierfür ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an der Fortführung der Kontaktaufnahme zu bisherigen Teilnehmern. Teilt eine Wehr mit, künftig nicht mehr teilnehmen und nicht mehr kontaktiert werden zu wollen, wird der Datensatz als abgesagt markiert und keine weiteren Informationen mehr verschickt.

4. Zugangsdaten der Helfer:innen

Wer als Helfer:in mitwirkt, meldet sich über den zentralen Keycloak-Login an. Dabei werden Name und E-Mail-Adresse gespeichert sowie die Zuweisung zu einem Bereich (z.B. Station, Küche) innerhalb der App.

Zweck: Zugang zum Helfer-/Admin-Bereich, Zuweisung von Aufgaben, Nachvollziehbarkeit, wer für welchen Bereich verantwortlich ist.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Organisation des ehrenamtlichen Helfereinsatzes) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Mitwirkung als Vereinbarung zwischen Helfer:in und Verein verstanden wird.

Speicherdauer: Analog zu den Kontaktdaten der Wehren (Abschnitt 3) bis etwa einen Monat nach dem turnusmäßig nächsten Nachtmarsch, damit Helfer:innen für die Folge-Ausgabe erneut angesprochen werden können, danach Löschung oder Anonymisierung der Nachtmarsch-spezifischen Zuweisung (der zentrale Keycloak-Account selbst bleibt davon unberührt, da er projektübergreifend für mehrere FF-Vorhaben genutzt wird).

5. Technische Protokolldaten (Server-Logfiles)

Beim Aufruf dieser Website/App werden automatisch technische Informationen durch den Webserver erfasst (z.B. IP-Adresse, Datum/Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, verwendeter Browser). Diese Daten dienen ausschließlich der technischen Bereitstellung und Absicherung des Angebots (z.B. Erkennung von Angriffen) und werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren und stabilen Betrieb).
Speicherdauer: Kurzfristig, in der Regel wenige Tage bis Wochen, danach automatische Löschung/Rotation.

6. Cookies / Sitzungsdaten

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies bzw. Sitzungsdaten ein (z.B. zur Aufrechterhaltung des Login-Zustands nach der Anmeldung). Diese sind für den Betrieb der Seite erforderlich und bedürfen keiner gesonderten Einwilligung. Es werden keine Tracking- oder Analyse-Cookies eingesetzt.

7. Fotos/Videos vom Event

Grundsätzlich werden im Rahmen des Nachtmarsches keine Fotos oder Videos veröffentlicht, auf denen einzelne Personen erkennbar sind. Falls in Einzelfällen doch Aufnahmen veröffentlicht werden sollen, auf denen Personen erkennbar sind, geschieht dies nur mit vorheriger, ausdrücklicher Einwilligung der abgebildeten Person(en) (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Diese Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden (siehe „Ihre Rechte" unten).

8. Freiwilliges Feedback

Nach dem Nachtmarsch besteht die Möglichkeit, Feedback zur Veranstaltung zu geben. Dies erfolgt grundsätzlich anonym, sofern nicht freiwillig Kontaktdaten für eine Rückmeldung angegeben werden.

9. Empfänger / Hosting

Die Daten werden auf einem gemieteten Server (verwaltet über die Software „KeyHelp") sowie auf dem zentralen, separat betriebenen Keycloak-Server verarbeitet — beide Infrastruktur-Anbieter mit Sitz in Deutschland/EU. Mit dem/den jeweiligen Infrastruktur-Anbieter(n) besteht bzw. wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU/des EWR findet aktuell nicht statt.

Eine Weitergabe Ihrer Daten an sonstige Dritte erfolgt nicht, außer wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

10. Ausblick: geplante App-Funktionen

Für die geplante native App (siehe Projekt-Roadmap) sind weitere Datenverarbeitungen vorgesehen, die zum aktuellen Zeitpunkt noch nicht im Einsatz sind:

Diese Datenschutzerklärung wird vor Einführung dieser Funktionen entsprechend erweitert und aktualisiert.

11. Ihre Rechte

Ihnen stehen bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten folgende Rechte zu:

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die oben genannte Kontaktadresse.

12. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Zuständig ist:

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Straße 22, 20459 Hamburg
mail@datenschutz-hamburg.de

(Bitte Kontaktdaten der Behörde vor Veröffentlichung gegenprüfen, falls sich diese zwischenzeitlich geändert haben.)

13. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten gegen Verlust, Missbrauch und unbefugten Zugriff zu schützen — u.a. verschlüsselte Übertragung (TLS/HTTPS), sichere Passwort-Speicherung (Hashing), rollenbasierte Zugriffsbeschränkung (nur berechtigte Helfer:innen/Admins sehen die für sie relevanten Daten).

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung wird bei Bedarf aktualisiert, insbesondere wenn neue Funktionen eingeführt werden, die personenbezogene Daten verarbeiten (siehe Abschnitt „Ausblick"). Es gilt die zum Zeitpunkt Ihres Besuchs veröffentlichte Fassung.

Stand: 2026-07-14

Wichtiger Hinweis: Diese Datenschutzerklärung wurde auf Basis der bekannten Datenverarbeitungen automatisiert erstellt und ist kein Ersatz für eine individuelle Rechtsberatung. Vor Veröffentlichung wird empfohlen, sie von einer sachkundigen Stelle (z.B. Anwalt/Anwältin, Datenschutzberatung) gegenprüfen zu lassen — insbesondere die markierten Platzhalter (Speicherfristen, Behörden-Kontaktdaten).

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